為何寫字樓、政企單位、園區等都要建立智能訪客系統？因為智能訪客系統不僅可以改善訪客體驗，還可以達到降低成本、提高效率的目的。對傳統的訪客流程而言。訪客沒有預約，突然來訪，管理人員計劃被打亂。特別是大量人員同時來訪，給前臺帶來很大壓力。訪客的安全性沒有保證，即使人工登記信息，也無法確定信息的準確性，因此存在一定的安全隱患。人工登記不僅費時費力，而且給信息查詢帶來很大困難，數據利用率低。

智能訪客系統的提供了訪客預約功能，讓訪客和被訪者都能合理安排會面時間，提高雙方的工作效率。

預約訪客有兩種方式：

（1）訪客通過微信官方賬號、APP、小程序進入智能訪客預約系統，填寫相關信息和訪客信息，即可提交訪客申請。被訪人收到信息后，決定是否同意訪客來訪。如果同意，訪客的手機會生成通行二維碼憑證。訪客預約成功后，無需前臺登記，即可直接進出相應的辦公樓。

（2）受訪者/業主可以在相應的平臺上填寫訪客信息。提交信息后，訪客會在相應的手機上收到邀請短信，訪客可以通過短信收到的二維碼憑證進出寫字樓。

如果訪客沒有任何預約，他們需要前臺到達前臺后，在訪客機上登記，訪客機與訪客系統配合使用，可以提高訪客登記及身份核驗的效率，訪客機采用雙屏設計可實現人證比對、身份證授權、通行二維碼生成、紙質二維碼打印等功能。

訪客可以通過多種方式獲得授權。訪客機可以發送短信二維碼憑證，臨時通過授權身份證，掃描訪客機上的訪客碼領取二維碼憑證，或者拍攝屏幕二維碼領取代碼紙化通行可以通過上述方式實現。同時可以打印紙質二維碼實現通行。

訪客系統來訪流程：訪客到達服務臺后，前臺協助登記有效證件(身份證、駕照、護照等)。)和電話號碼，然后系統會拍下訪客人臉信息與身份證件進行人證比對、填寫訪客拜訪原因、訪客信息，然后前臺聯系被訪人確定是否接受訪問，最后訪客領取二維碼通行證，獲得進出權限，離開時可通過訪客機簽離。

訪客系統作為先進的生產工具，可以為寫字樓、政府機關、企事業單位、學校、工廠等帶來更高效的管理，讓訪客有一個高效、快捷、舒適的體驗。同時，企業可以降低人工成本，實現更高效的控制，這也是越來越多企業等愿意采用訪客系統的原因。